Meesterlijk plannen

Omwille van de vele vragen die ik krijg rond effectief 'meesterlijk' plannen, wijd ik er graag een blogbericht aan…

In de workshops die ik geef, spreek ik geregeld over executieve functies. Een term die wijst naar de cognitieve functies die ons gedrag helpen sturen. Functies die verweven zijn met elkaar en een web van vaardigheden aansturen die essentieel zijn om te navigeren door het dagelijks leven. Ze zijn de brug tussen ons denken en ons handelen.

Eén van de belangrijkste pijlers in dit web is planning. Voor mij is planning één van de hoeksteen functies omdat er zo vele andere mee verbonden zijn. Het vermogen om te plannen link ik aan het vermogen om te reflecteren over onze prioriteiten (metacognitie), ze te ordenen en vervolgens te organiseren (organisatie). Of het nu gaat om het bijhouden van een agenda, het opdelen van taken in behapbare stukken, of het verzamelen van benodigde materialen - planning vormt de basis van doelgericht handelen.

Plannen omvat uiteraard ook meer dan alleen het maken van lijstjes. Het vereist het vermogen effectief te starten aan een taak (taakinitiatie). Om te prioriteren en taken doelgericht aan te pakken, om gefocust te blijven ondanks afleidingen en om afleidingen te weerstaan (impulscontrole). Om tijd efficiënt in te schalen (tijdsmanagement) en om vaardigheden in te zetten die ons helpen onze taken op een doelgericht manier aan te pakken.

Planners en apps

Het is dan ook geen verrassing dat de markt overspoeld wordt met planners en apps die beweren ons leven te vereenvoudigen door onze agenda's te beheren en onze prioriteiten voor ons te stellen. Hoewel deze hulpmiddelen zeker handig kunnen zijn, ben ik persoonlijk geen groot voorstander van deze 'uitbesteding' van planningstaken.

Het balanceren van onze prioriteiten vereist namelijk vooral reflectie en communicatie, zowel met onszelf als met onze omgeving. Of het nu gaat om familie, vrienden, collega's of werkgevers - talloze stemmen en belangen vechten om aandacht in onze planning. Het is een evenwichtig spel waarbij we voortdurend moeten afwegen wat echt belangrijk is en hoe we onze tijd het beste kunnen indelen.

De realiteit blijft nu eenmaal dat er héél veel verschillende mensen en factoren in je leven mee aanspraak maken op jouw planning. Ik denk bijvoorbeeld aan leerlingen die les krijgen in het secundair en van diverse leerkrachten en via diverse mediakanalen verwachtingen en opdrachten ontvangen. Ik denk ook aan werkgevers en collega's die afspraken gewoon inboeken in je digitale agenda. Aan gezinnen waarvan verschillende hobby's en verantwoordelijkheden allen samenkomen en ingepland moeten raken.

Planning blijft dus een complex gegeven. Een gegeven waardoor veel stemmen opgaan om het 'leren plannen' terug wat meer vast te nemen en dit soms zelfs terug gaan doen in een papieren agenda. Al maakt voor mij 'papier' niet het verschil. Overzicht en routine echter des te meer.
Vanuit hieruit krijg ik van leerkrachten héél vaak de vraag: "Wat is nu een goede planner?" en "Hoe pak je het leren 'plannen' nu goed aan?". Een vraag die mij evenzeer van belang is voor iedereen, en niet alleen leerkrachten en leerlingen.

Het geheim

Voor mij ligt het geheim in effectief plannen hem in het tijd inplannen om te plannen. Met inzet op drie cruciale intervallen nl: jaarlijks, maandelijks en wekelijks.

Jaarlijks neem ik ergens in december de tijd om mijn grote doelen en plannen over het voorbije en voor het komende jaar te evalueren en in te plannen. Of het nu gaat om een grote reis, een belangrijk evenement of een nieuwe opleiding - dit is het moment om het voorbije jaar te evalueren en vooruit te denken en zo concrete stappen te zetten richting toekomstige doelen. En ook als je een spaarplan moet opzetten, kan dit perfect hier een plekje in krijgen.

Maandelijks reserveer ik rond de 21e van elke maand tijd om te kijken naar wat er de komende maand op de agenda staat. Verjaardagen, lange termijn-projecten, hobby's,...Ik neem alles to do's onder de loep en stel prioriteiten op basis van belangrijkheid. Ook hier neem je mee wat er de voorbije maand in je planning stond en stuur je bij indien nodig. Zijn er zaken die je blijft meezeulen maand na maand? Komen er verjaardagen of evenementen aan waarvoor je nog iets moet organiseren ? Projecten waarvoor je nog zaken moet inroosteren? Paardrijd- of yogalessen die moeten worden vastgelegd? Ik noem maar enkele voorbeelden.
Vanaf hier is het ook goed om er even een prioriteiten/ planningsmatrix bij te nemen zoals die van Eisenhower of Covey(1). Een matrix die je laat nadenken over urgentie vs. belangrijkheid en je laat inzien dat niet alle to do's daarom door jou moeten worden opgenomen. Ga in dialoog, verdeel taken, delegeer en vraag hulp waar nodig. Het is essentieel dat we belangrijkheid boven urgentie blijven plaatsen. De Covey tijdsmanagementsmatrix biedt een houvast om ervoor te zorgen dat we tijdens het 'plannen' de grootste meerderheid van onze tijd leren besteden aan kwadrant twee. Het kwadrant waar belangrijkheid vooropstaat en waaraan we eigenlijk drie kwart van onze tijd zouden moeten spenderen. In de planningsbundel vind je een sjabloon om al eens te experimenteren met de verschillende kwadranten.

En tenslotte wekelijks. Op zaterdag of zondag neem ik telkens even de tijd om terug te kijken op de afgelopen week en vooruit te plannen voor de komende week. Wat ging er goed? Wat kan er beter? Door regelmatig te reflecteren en mijn planning aan te passen op basis van mijn ervaringen, blijf ik flexibel en veerkrachtig in het bereiken van mijn doelen. Het is hierbij ook zinvol dat je zowel aandacht geeft aan zowel tijdsgebonden zaken zoals afspraken op tijd, als niet-tijdsgebonden taken die je om het even wanneer kan inplannen. 

Voor elk interval vind je ook een sjabloon in de planningsbundel terug.

Laatste tips

Als afsluiter nog enkele algemene tips:
Allereerst; houd rekening met de planning fallacy - het fenomeen waarbij we vaak meer tijd nodig hebben voor taken dan we aanvankelijk denken. Rekening houden met deze planning fallacy betekent dat je rekening houdt met tegenslagen, afleidingen, vertragingen e.d.
Wanneer je aanvankelijk inschaalt hoeveel tijd je aan taak zal besteden, zorgt er dan voor dat je dubbel de tijd inplant dan je initieel dacht nodig te hebben. Heb je in de praktijk dan toch tijd over, dan kan je deze spenderen aan je 'niet tijdsgebonden to do's' of aan een rustmoment. Al zal je zien in de praktijk dat 'dubbel de tijd' vaak 'net' goed uitkomt…

Wees vervolgens ook niet bang om hulpbronnen te identificeren en in te schakelen waar nodig. Uiteraard op maat. Voor sommigen zal dit gaan over het inschakelen van een 'bodydouble'. Een persoon die samen met jou in de ruimte aanwezig is om de focus te behouden tijdens een administratieve taak. Of het stelen van een gerichte vraag naar carpooling of delen van materialen. Het erkennen van onze behoeften en het actief zoeken naar ondersteuning kan een wereld van verschil maken in onze planningssuccessen.

En tenslotte; reflecteer. Merk je dat bepaalde taken telkens maar weer verschoven worden? Kijk je terug op je week of maand en kan je geen prioriteit geven aan wat voor jou belangrijk is? Ga dan op onderzoek naar hoe dit komt? Het geheim van een goede planning start bij reflecteren en prioriteren wat echt belangrijk is.

Veel planplezier

Debbie

Bron: Covey, S. (2010). De zeven eigenschappen van effectief leiderschap. Business Contact.